E-Mail System – GMX und Apple Mail

Ich habe zurzeit 2’500 Mails in meiner privaten E-Mail Inbox.

Ja, ich weiss, das ist enorm viel. Und es liegt daran, dass ich bisher für meine privaten E-Mails noch nie ein System aufgesetzt habe. Wie ironisch, denn bei der Arbeit habe ich den Prozess sehr gut organisiert. Jedenfalls will ich nun auch für meine privaten E-Mails ein System einrichten.

E-Mails nur einmal zu lesen ist der wichtigste erste Schritt. Es gibt ja eigentlich folgende Reihenfolge:

1. Neue E-Mail kommt im Eingang an.
2. E-Mail lesen.
3. Entscheiden, was damit zu tun ist. Ist ein Aktionsschritt von mir erforderlich? Kann ich es archivieren, ist es Spam, kann es direkt gelöscht werden?
4. Wenn es z. B. ein „to do“ ist, ziehe ich es gleich in den Ordner „to do“. Getreu der Methode GTD, Getting Things Done von David Allen, habe ich mir nun folgende Ordner erstellt:

Neu sind nun „to do“ und „warten auf Antwort“. Wenn ich also die E-Mail gelesen und entschieden habe, dass ich etwas unternehmen muss, sortiere ich es zuerst mal in den Ordner „to do“. Ich werde dies für die nächsten Tage so handhaben und ein Update geben, wie es funktioniert hat oder ob ich doch darauf verzichten könnte.

Ordner erstellen und vergessen?

Meine anfängliche Sorge bei dieser Methode und Ordnern allgemein war, dass wenn ich E-Mails auf diese Weise in einen anderen Ordner schiebe, ich den Ordner und die E-Mails vergesse. Insbesondere bei einem „to do“ Ordner wäre das fatal, die E-Mails danach zu vergessen.

Ich muss mich sozusagen anfangs nach dem Start dieses Systems daran erinnern, dass ich den Ordner „to do“ habe und dort die wichtigen E-Mails sind.

Deswegen und nichtsdestotrotz ist „to do“ eine genügend wichtige Beschreibung, die mir aufleuchtet, zumal ich den Begriff „to do“ generell auch in anderen Bereichen verwende. Ausserdem habe ich den Ordner „to do“ gleich oben nach dem Ordner „Eingang“ sortiert, erstens damit ich es immer sehe, und zweitens weil es logisch Sinn macht.

Ausserdem habe ich noch einen „Referenz“ Ordner. Ähnlich wie ein Archiv sortiere ich dort die E-Mails mit wichtigen Infos, die ich später oder regelmässig brauchen werde.

IMAP GMX mit Mail App verbinden

Noch ein Tipp am Rande. Ich hatte jahrelang nur die Website GMX für meine E-Mails genutzt. Ich musste mich jedesmal einloggen und in dem unübersichtlichen Interface der GMX Website zurechtfinden. Wie ich dies damals so lange tun konnte, ist mir heute ein Rätsel.

Eine grosse Verbesserung war, als ich mir die GMX Mail App auf mein iPhone holte. Dort konnte ich zwischendurch Mails lesen, als wichtig markieren, löschen etc. Nach diesem Schritt habe ich dann auch die native Mail App auf mein iPhone geholt und richtig eingestellt. Seither nutze ich sie regelmässig.

Doch da ich nun einen richtigen MacBook habe, will ich mir doch eine richtige Mail App zunutze machen und auch da wegkommen von der GMX Website. Vor einem Jahr hatte ich mich daher 1-2 Stunden hingesetzt und die GMX Einrichtung für die Apple Mail App mittels IMAP eingerichtet. Es war ein gewisser Aufwand, doch es hat sich sehr gelohnt und ist auf jeden Fall empfehlenswert.

P. S.: Falls du hierzu fragen hast, z. B. der IMAP Einrichtung, lass es mich in den Kommentaren wissen. Ich helfe dir gerne!

Update 17.12.2025

Ich freue mich über dieses Update, dass ich Monate später immer noch diese Methode nutze und es mir kaum ohne vorstellen kann. Es tut so gut, den leeren Posteingang zu sehen und zu wissen, dass ich jede E-Mail höchstens einmal gelesen habe. Einfach viel effizienter!